5 etapas para arquivar e-mails e manter o Outlook funcionando bem

Você já percebeu que sua conta do Microsoft Outlook ficou lenta demais? Funções básicas de e-mail, como Enviar / Receber, está agindo de maneira estranha? Considere verificar o tamanho da sua caixa de correio. Você pode ficar chocado ao descobrir o quão inchado é.

Para a maioria das versões do Outlook, clicar em Arquivo (Ficheiro)> Pasta> Propriedades> Armazenamento - ou clicar com o botão direito em qualquer pasta e selecionar Propriedades - exibirá o tamanho total não apenas de uma pasta escolhida, mas também de todas as subpastas associadas.

A função Auto Archive do Outlook está configurada para fazer backup automático de Itens Excluídos, Itens Enviados e tarefas expiradas e itens de calendário. Mas se você receber centenas de mensagens por dia e não excluí-las ou movê-las de sua caixa de entrada, você corre o risco de sabotar sua conta. Exceda 2 GB de armazenamento em uma caixa de entrada lotada e o Outlook realmente começa a ficar lento.

Ainda assim, é possível resolver o problema. A Aplic Consultoria em Informatica,lda recomenda que você ou sua equipe de suporte de TI sigam as cinco (5) etapas descritas abaixo para alterar as configurações do Auto Archive.

1. Crie uma nova pasta local ou arquivo .pst (Pastas pessoais) para armazenar as mensagens arquivadas. Clique com o botão direito do mouse no título On My Computer na parte inferior da lista de pastas e escolha New Folder. Nomeie a pasta como Archived Mail ou algo que seja facilmente reconhecível. Em versões anteriores do Outlook, você pode selecionar Arquivo> Arquivar e alterar a data em Itens de arquivamento anteriores a.

2. Crie uma nova regra de arquivamento. Clique em Ferramentas> Regras, selecione Exchange na seção On My Computer e clique no + próximo à parte inferior da janela. Nomeie a regra com algo significativo e reconhecível, como “120 dias, arquivo automático”.

3. Defina o limite de tempo e o destino dos emails elegíveis para arquivamento. No menu Quando uma nova mensagem chega, altere a Data de recebimento (sugerimos 120-180 dias) e, em seguida, altere Faça o seguinte para uma ação definida como “Mover mensagem + mensagem arquivada”. Clique na caixa de seleção Ativado e clique em OK. Em versões anteriores do Outlook, clicar em Ferramentas> Opções> Outro> Arquivo automático exibe um conjunto semelhante de opções.

4. Execute a nova regra nas pastas de e-mail existentes. Se você definir uma nova regra de que todos os e-mails com mais de seis meses serão arquivados, não deixe que as mensagens antigas recebidas antes da implementação dessa regra continuem a entupir sua caixa de entrada. Selecione a pasta de correio de sua preferência, clique em Mensagens> Regras> 180 dias, arquivo automático e espere pacientemente enquanto sua conta de e-mail se reorganiza. Lembre-se, você terá que executar esta função em cada pasta desejada; além disso, o Outlook usa “Data da última modificação” para arquivar, não “Data de recebimento”.

5. Deseja acessar seus e-mails arquivados? Simples - eles estão esperando por você na coluna de pastas à esquerda - ou na lista de arquivos .pst em seu computador - com todas as suas outras pastas de e-mail. A chave? Eles não estão mais ocupando espaço na sua caixa de correio.

Claro, o arquivamento não pode curar todas as doenças de e-mail. Se você acessar seu e-mail por meio de um Outlook Web App, todos os e-mails arquivados em seu computador local não serão exibidos online - arquivá-los significa que eles não estão mais no alojamento web que e servidor Exchange. E um arquivo .pst ou pasta arquivada armazenado em seu disco rígido local ainda é suscetível a perda de dados desastrosa se não for feito backup como parte de seu plano de backup e recuperação de desastres.

Além disso, lembre-se de que o Outlook não é uma solução real de arquivamento de e-mail - este QuickTip simplesmente ajudará você a liberar espaço de armazenamento dentro do programa, NÃO manterá seu e-mail seguro por meio de backup externo ou pesquisável em anos de mensagens acumuladas.

Para saber mais sobre como APLIC pode recuperar sua conta do Outlook no espaço de combate e fornecer segurança incomparável para seu e-mail, fique atento para a Parte Dois de nosso QuickTip de arquivamento de e-mail detalhando os benefícios da Aplic (arquivamento rápido, descoberta e recuperação) a seguir semana.